Требования к составлению организационных и распорядительных документов. Порядок согласования, подписания и утверждения

В стандарте изложены правила оформления всех реквизитов документа, и каждому из них определено определенное место на листе бумаги с учетом максимального набора знаков при его написании.

Под реквизитом документа понимается информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы.

Стандарт устанавливает 32 реквизиты документа. Однако все они не могут присутствовать на одном документе, поскольку некоторые из них являются взаимоисключающими, например: "гриф утверждения документа" и "получатель"; "название вида документа" и "справочные данные об организации" (справочные данные об организации отмечают исключительно в письмах, однако при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа).

Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, его целевого назначения, содержания, способа документирования, этапов его подготовки и работы с ним. Некоторые документы имеют строго ограниченный состав реквизитов.

Отсутствие или неправильное указание в служебном документе какого-либо реквизита делает документ недействительным. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документа, являются следующие: наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный индекс, текст, подпись.

Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти, состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами.

Это касается, например, паспорта, трудовой книжки, диплома и т. п.

В основу унификации в стандарте положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов называют "формулярами-образцами".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.

В нем установлен формат, размеры берегов, требования к построению схемы расположения реквизитов.

Схемы расположения реквизитов документа - вертикальная и горизонтальная разметка его рабочей площади, где фиксируют документну информацию, - предназначены для того, чтобы облегчить составление унифицированной формы документа.

Итак, в формуляре-образце представлен максимальный набор реквизитов, которые постоянно используются при составлении организационно-распорядительных документов.

Неизменное размещение реквизитов помогает быстро найти необходимые данные во время ознакомления с документом.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом.

Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: