Краткая характеристика информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения

Автор: Методический материал

Дата: 2019-08-08

Переход на главную

Информационно-поисковая система (ИПС) — это cистема, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска.

Главной задачей любой ИПС является поиск информации релевантной информационным потребностям пользователя.

Очень важно в результате проведенного поиска ничего не потерять, то есть найти все документы, относящиеся к запросу, и не найти ничего лишнего.

Поэтому вводится качественная характеристика процедуры поиска — релевантность.

Релевантность — это соответствие результатов поиска сформулированному запросу.

Ввод сведений в ИПС осуществляется: с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) вручную; журналы (<600 док.) для док. имеющих только порядковый номер;

с помощью множительной техники (копия верха док.);

автоматический ввод с клавиатуры.

Виды карточек:

контрольно-справочные (неисполненные, исполненные док.);

по предложениям, заявлениям и жалобам;

тематические.

Автоматизированная ИПС определяется имеющимся ПО.

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в ИПС и правила их заполнения:

Автор(корреспондент) – при регистрации поступающего док.(автоматически) при регистрации отправляемого док. (корреспондентом).

Название вида – в соответствии с названием (для писем не заполняется)
Дата – дата, присвоенная организацией-автором
Индекс – присваивается организацией-автором. переносится с поступившего док.
Заголовок
Резолюция – переносится с док.
Срок исполнения
Отметки об исполнении – дата, индекс ответного док. или краткая запись – решение вопроса
Отметка о направлении в дело – индекс дела по номенклатуре дел

Смотрите также по теме:

Переход к следующему ответу

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий: